전자결재 - 빈품의서 (ed0100)

빈품의서(ed0100)는 품의서를 작성하여 결재를 요청하는 기능입니다. 본 문서는 품의서를 작성하는 방법과 결재 방법을 설명합니다.

동영상

설명

문서등록 및 결재요청

문서를 등록하려면 [품의서 등록] 화면에 진입합니다.

[기안일], [재원], [제목], [내용]은 품의서의 필수항목입니다.

1. [기안일]과 [재원]을 선택합니다.
2. [거래처]를 선택할 수 있습니다.
3. [제목]을 입력하고 하단에 내용을 작성합니다. 굵기, 기울림, 밑줄, 표 등 다양한 서식을 사용할 수 있습니다.
4. [첨부파일]을 최대 50MB까지 첨부할 수 있습니다.
5. [결재 문서 첨부] 기능을 이용하여 과거에 결재완료된 문서를 최대 10개까지 처부할 수 있습니다.
6. [공용 문서로 저장] 기능은 결재선이 없는 사용자도 문서를 확인할 수 있게 합니다. 모듈발 품의서의 경우에는 모듈 화면에서 문서를 조회할 수 있게 합니다.
7. [결재선]을 지정합니다.
8. [결재 요청] 버튼을 클릭하여 결재를 요청합니다.
9. [임시 저장] 기능을 이용하여 작성중인 문서를 임시저장할 수 있습니다. 임시저장한 문서는 [임시저장함]에서 확인할 수 있습니다.

결재선 지정

1. [기안]칸에는 사용자가 자동으로 입력됩니다.
2. [지정] 버튼을 클릭하여 결재선을 지정합니다.
3. 구성원을 결재/합의/처리/참조/열람 역할에 지정할 수 있습니다. 구성원은 성명, 부서, 재직여부로 검색할 수 있습니다.
4. 결재/합의, 참조/열람은 영역안에서 순서와 역할을 바꿀 수 있습니다.
5. 지정한 결재선은 하단의 [결재선 저장] 버튼을 이용하여 이름을 정하고 저장할 수 있습니다.
6. 저장한 결재선은 [불러오기] 기능을 이용하여 쉽게 불러올 수 있습니다.

문서함 유형과 결재문서 조회

1. 사용자가 [기안]한 모든 문서는 [보낸 문서]함에서 확인할 수 있습니다.
2. 보낸 문서함 > [임시 저장]함에서는 임시저장한 문서와 회수한 문서를 조회할 수 있습니다.
3. 다른 사용자가 [기안]한 문서는 받은 문서함에서 역할에 따라 확인할 수 있습니다.
4. 받은 문서함 > [결재/합의]함에서는 사용자가 [결재], [합의] 역할인 문서를 조회, 승인, 반려할 수 있습니다.
5. 받은 문서함 > [참조/열람]함에서는 사용자가 [참조], [열람] 역할인 문서를 조회할 수 있습니다.
6. 받은 문서함 > [처리]함에서는 사용자가 [처리] 역할인 문서를 조회 및 처리할 수 있습니다.
7. [기안], [승인], [반려]시에는 의견을 입력할 수 있습니다.

결재상태와 문서상태

1. [결재상태]는 품의서의 결재상태를 나타냅니다. [임시저장], [결재중], [승인], [반려], [회수]가 있습니다.
2. [문서상태]는 사용자가 품의서에 대하여 해야할 행위 상태를 나타냅니다. 크게 [대기], [필요], [완료] 3가지 상태가 있으며, 행위에 따라 [결재필요], [합의대기], [처리완료] 등이 있습니다.
3. [대기]는 사용자의 순서가 도래하지 않은 상태입니다. 사용자의 순서가 도래하면 [필요]상태로 표시됩니다.
4. 사용자가 [승인], [반려], [처리], [확인]의 행위를 하면 [문서상태]는 [완료]로 변경됩니다.

자주 묻는 질문

[결재 문서 첨부]를 하려는데 과거 문서가 조회되지 않습니다.

• 사용자가 기안/결재/합의/처리/참조/열람 권한이 있는 문서에 한 해서 첨부할 수 있습니다. 그 외 문서는 조회되지 않습니다.

[결재]와 [처리]를 동시에 할 수 없나요?

• VC works는 1인 1역할 제도를 운영중입니다. 한 사용자는 기안/결재/합의/처리/참조/열람 중 하나의 역할만 수행할 수 있습니다.

[처리]를 2명 이상 지정하고 싶습니다.

• 별도의 문의 부탁드립니다.

문서는 아무나 조회할 수 있나요?

• 결재선에 지정된 기안/결재/합의/처리/참조 사용자는 결재 요청과 동시에 문서를 조회할 수 있습니다. 단, 열람자는 결재완료(승인 또는 반려)가 된 문서만 조회할 수 있습니다.

품의서 인쇄할 수 있나요?

• 문서 화면의 우측 상단의 [프린트]버튼을 클릭하시면 품의서를 인쇄할 수 있습니다.

[열람자 추가]가 무엇인가요?

• 결재가 완료된 문서에 한해서 열람자를 추가할 수 있는 기능입니다.

품의서를 회수할 수 있나요?

• 기안자는 결재되지 않은 문서를 회수할 수 있습니다. 보낸 문서함 > [보낸 문서]함에서 회수하려는 문서를 선택한 후, 우측 상단의 [품의서 회수]버튼을 클릭하면 됩니다. 회수된 문서는 [임시저장]함에서 확인할 수 있습니다.